La commissaire Cavoukian est atterrée par la suppression systématique de courriels dans les bureaux du Conseil des ministres de l'Ontario

TORONTO, le 5 juin 2013 /CNW/ - Ann Cavoukian, Ph. D., commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario, a publié les conclusions de son enquête suivant une plainte déposée par Peter Tabuns, député provincial, alléguant que le chef de cabinet de l'ancien ministre de l'Énergie a, contrairement à la règle, supprimé tous les courriels concernant l'annulation des projets de centrales au gaz de Mississauga et d'Oakville. Au cours de l'enquête, la commissaire a appris qu'au début de 2013, du personnel du Cabinet de l'ancien premier ministre avait approché le secrétaire du Conseil des ministres à propos de la méthode pour supprimer des courriels et d'autres documents électroniques de façon permanente. Par conséquent, la portée de l'enquête a été élargie.

Une pratique de suppression systématique de tous les courriels envoyés et reçus par l'ancien chef de cabinet du ministre de l'Énergie s'est révélée au cœur des problèmes découverts au cours de cette enquête exhaustive. Cette pratique contrevient à la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents et au calendrier de conservation conçu pour les bureaux des ministres par Archives publiques de l'Ontario. Elle mine également les objectifs de transparence et de responsabilisation de la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents et de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.

Bien que la commissaire ne puisse affirmer avec certitude qu'il y a eu une suppression inappropriée de courriels par le personnel de l'ancien premier ministre dans le cadre de la transition vers l'entrée en fonctions du nouveau premier ministre dans le but d'éviter la transparence et la responsabilisation, elle a conclu que les pratiques de gestion des courriels du Cabinet de l'ancien ministre étaient en violation des obligations stipulées dans la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents.

La commissaire a recommandé que le gouvernement prenne des mesures concrètes dans trois domaines spécifiques afin de veiller à ce que les dossiers susceptibles de faire l'objet d'une demande d'accès en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée et de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée soient conservés :

  • Cabinet du Premier ministre et Bureaux des ministres - Exiger qu'une directive soit publiée pour qu'un haut fonctionnaire dans tous les Bureaux des ministres et dans le Cabinet du Premier ministre soit désigné comme personne responsable des politiques et des pratiques de conservation des documents et pour veiller à ce que les employés des ministres reçoivent une formation sur leurs obligations en matière de gestion des dossiers. Le premier ministre doit communiquer clairement que ces obligations doivent être prises très au sérieux, et expliquer que l'ensemble du personnel doit s'y conformer.
  • Modifications législatives - Modifier la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée et la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée afin de couvrir les responsabilités des institutions pour s'assurer que toutes les décisions clés soient documentées et pour que ces dossiers soient conservés en sûreté - et pour que la destruction de documents, sciemment ou de façon inappropriée, constitue une infraction grave.

  • Politiques de conservation des dossiers - Effectuer un examen des politiques et des pratiques de conservation des dossiers d'Archives publiques de l'Ontario applicables aux processus de gestion des dossiers dans les Bureaux des ministres et le Cabinet du Premier ministre pour veiller à ce que les responsabilités relatives à la conservation des dossiers officiels ou commerciaux soient clairement décrites.

Citations
« Sans cet accès à l'information détenue par les institutions gouvernementales, les citoyens ne peuvent pas participer de façon significative au processus démocratique ni obliger les élus et les fonctionnaires à rendre des comptes à la population dont ils sont les serviteurs. Je suis très préoccupée par le manque apparent de responsabilité et de responsabilisation relatif à la gestion des dossiers dans les bureaux des hauts dirigeants politiques en Ontario. »

« Je suis profondément perturbée par le fait que le Cabinet de l'ancien ministre de l'Énergie n'ait produit absolument aucun dossier en réponse à la décision du Président relative à la question des centrales au gaz, et que le Cabinet de l'ancien premier ministre n'ait fourni que si peu de dossiers en réponse à deux demandes d'accès à l'information liées à cette décision. »

Ann Cavoukian, Ph. D.
Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée,
Ontario, Canada

La version intégrale du rapport se trouve à l'adresse : http://bit.ly/18LYRiU (en anglais).

Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée

Le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée est nommé par l'Assemblée législative de l'Ontario, dont il relève également, et est indépendant du gouvernement actuellement élu. Le mandat du commissaire comprend la supervision des dispositions relatives à l'accès à l'information et à la protection de la vie privée de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée et de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée, ainsi que de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé, qui s'applique à la fois aux responsables de l'information sur la santé dans les secteurs public et privé. Le mandat du commissaire vise également à aider à sensibiliser le public en ce qui a trait aux enjeux liés à l'accès à l'information et à la vie privée.

SOURCE : Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée/Ontario

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