L'AMP relève des manquements au Centre de services scolaire de la Beauce-Etchemin concernant 32 contrats de gré à gré

QUÉBEC, le 21 nov. 2025 /CNW/ - À la suite d'un examen réalisé auprès du Centre de services scolaire de la Beauce-Etchemin (CSSBE), l'Autorité des marchés publics (AMP) conclut qu'il n'a pas respecté ses obligations contractuelles. Les manquements relevés concernent l'absence de publication, au Système électronique d'appel d'offres du gouvernement du Québec (SEAO), de la description initiale de 32 contrats conclus de gré à gré pour des services professionnels en architecture et en ingénierie.

Publications obligatoires non effectuées

La dépense liée à chacun de ces contrats étant égale ou supérieure au seuil de 25 000 $, le CSSBE avait l'obligation de les publier au SEAO dans les 30 jours suivant leur octroi. Ce n'est qu'après l'intervention de l'AMP que les publications ont été effectuées, soit entre un an et demi et près de quatre ans suivant la conclusion de ces contrats dont la valeur moyenne avoisinait 96 000 $. L'absence de publication en temps opportun constitue un manquement préoccupant aux principes de transparence et de reddition de comptes prévus à la Loi sur les contrats des organismes publics.

Conséquences sur la gestion contractuelle

L'examen a montré que le CSSBE n'estimait pas le coût de ses contrats au moment de leur octroi. Ils n'étaient connus qu'une fois l'exécution complétée et c'est alors que le CSSBE publiait les informations au SEAO. Plusieurs problèmes de gestion contractuelle découlent de cette pratique, dont :

• L'incapacité de vérifier si le montant d'un contrat excède le seuil d'appel d'offres public et qu'il pouvait les octroyer de gré à gré.
• L'impossibilité d'assurer un contrôle adéquat des dépenses supplémentaires.
• La difficulté de déterminer si les modifications apportées aux contrats demeuraient accessoires et n'en changeaient pas la nature.

Ces constats ont également mis en lumière des enjeux liés au rôle de Responsable de l'application des règles contractuelles. Cet intervenant stratégique doit entre autres s'assurer que des mesures de contrôle sont en place et que l'organisme respecte ses obligations. 

Absence de documentation relative à l'évaluation des besoins

L'AMP a aussi constaté que le CSSBE ne conservait aucune documentation relative à l'évaluation initiale de ses besoins ou à l'estimation des coûts pour les contrats analysés. Cette absence de pièces justificatives contrevient aux bonnes pratiques recommandées par le Secrétariat du Conseil du trésor, lesquelles visent notamment à soutenir les décisions contractuelles et à faciliter le suivi de l'exécution des contrats.

Recommandations

En regard des manquements constatés, l'AMP recommande au conseil d'administration du CSSBE :

• De doter l'organisation de procédures efficaces comprenant des mesures de contrôle assurant le respect des obligations de publication au SEAO et la conservation des documents justificatifs relatifs à l'évaluation des besoins.
• D'assurer la formation du personnel œuvrant en gestion contractuelle, notamment en matière de publication des renseignements au SEAO et de la documentation des besoins.
• D'informer par écrit les membres du personnel concernés de la décision rendue par l'AMP.

Le CSSBE dispose de 45 jours pour transmettre à l'AMP, les mesures prises pour donner suite à ces recommandations, accompagnées des échéanciers prévus et des explications établissant que ces mesures sont adaptées aux constats soulevés. La décision intégrale peut être consultée sur le site amp.quebec.

À propos de l'Autorité des marchés publics

L'AMP est une instance neutre et indépendante qui a pour mission de surveiller les marchés publics. Elle veille à ce que les organismes publics et municipaux respectent les règles encadrant l'octroi et l'exécution des contrats publics, et s'assure que les entreprises qui obtiennent ces contrats satisfont aux exigences élevées d'intégrité auxquelles le public est en droit de s'attendre. Objectif : la saine gestion des fonds publics.

SOURCE Autorité des marchés publics

Pour information : Stéphane Hawey, Direction des affaires publiques et des communications, Autorité des marchés publics, 418 803-1065