Vérificateur général de Sherbrooke - Rapport annuel 2023

SHERBROOKE, QC, le 21 août 2024 /CNW/ - À l'occasion de l'assemblée régulière du conseil municipal du 20 août 2024, le rapport annuel 2023 du vérificateur général de Sherbrooke (VG), Yves Denis, a été déposé. Ce rapport contient notamment les résultats de quatre audits de performance, la certification de l'application des recommandations, le plan d'audit pluriannuel du VG ainsi que la reddition de comptes annuelle. 

Gestion des programmes et ententes avec les organismes

Le premier audit examine la gestion des partenariats de la Ville avec les organismes communautaires dont les contributions financières se sont élevées à 13 M$ en 2023. Le vérificateur général conclut positivement que la Ville prend globalement des mesures efficaces pour développer ces partenariats et gérer les conventions associées. Ainsi, plusieurs bonnes pratiques sont relevées, comme l'alignement des actions avec les orientations de la Ville, l'utilisation d'une approche de développement des communautés, l'adoption d'une politique d'admissibilité claire, la désignation de répondants pour accompagner les organismes, l'analyse des demandes par un comité diversifié et la mise en place d'un guichet d'information pour les organismes.

Cependant, l'audit révèle des améliorations potentielles dans la gestion de ces partenariats, notamment en ce qui concerne l'admissibilité des organismes, la gouvernance, les programmes et les mandats, le soutien financier, les ententes et les retombées. Le vérificateur général souligne que les processus d'admissibilité ne tiennent pas compte du caractère stratégique des services rendus par les organismes, ni de l'importance du soutien financier accordé. De plus, l'encadrement des aides financières est insuffisant, ce qui peut mener à des décisions arbitraires. La gouvernance actuelle ne permet pas d'avoir une vision globale des fonds versés aux organismes et de leur utilisation. De plus, la détermination du soutien financier et de la rétribution des organismes n'est pas toujours basée sur une analyse récente et documentée. Enfin, l'audit révèle que peu d'analyses sont effectuées et transmises au conseil municipal concernant les retombées des programmes mis en place.

Protection des renseignements personnels 

Au terme des travaux d'audit, le vérificateur général conclut que la Ville fait face à des défis imposants dans sa gestion des renseignements personnels (RP). Les règles de gouvernance ne sont pas encore finalisées, l'inventaire des RP est incomplet, la gestion des consentements est insuffisante et les cadres formels pour la communication des RP ne sont pas à jour. De plus, les mesures de conservation et de destruction des RP ne sont pas sécurisées, aucun dispositif de suivi des incidents de confidentialité n'est en place et aucune analyse des risques n'a été réalisée. Enfin, aucun mécanisme de reddition de comptes n'existe pour assurer la transparence et la responsabilité dans la gestion des RP.

Rémunération des élus

Cet audit vise à s'assurer que la rémunération des élus de Sherbrooke est conforme aux lois et règlements en vigueur entre le 1er janvier 2021 et le 31 décembre 2023. Les résultats confirment cette conformité pour la Ville et ses organismes mandataires. Mentionnons que lors de la réalisation des audits, certains écarts ont été décelés, et corrigés avec diligence par les organisations concernées. 

Gouvernance et gestion de la cybersécurité 

Les travaux visent à déterminer dans quelle mesure la Ville s'est dotée de règles de gouvernance appropriées et si elle a mis en place l'encadrement pour s'assurer qu'elle accomplit sa mission en ce qui a trait à la cybersécurité. L'audit couvrait la période du 1er janvier 2022 au 31 décembre 2023, dans une approche triennale. Les travaux d'analyse ont pris fin en juillet 2024. Les résultats de ces travaux de même que les recommandations formulées ont été déposés auprès de la Ville. Pour des raisons évidentes de sécurité, le vérificateur général n'a pas inclus ces résultats dans le rapport public.

Certification de l'application des recommandations antérieures (Ville et organismes mandataires)

L'audit vise à s'assurer de l'application des recommandations formulées par les vérificateurs et de la production par l'administration, en temps opportun, des plans d'action appropriés. Le vérificateur conclut que, en excluant les recommandations caduques, 58 % des recommandations émises depuis 2011 ont été appliquées.

Plan d'audit pluriannuel du vérificateur général

Enfin, le vérificateur présente dans son rapport son plan d'audit, résultat d'une démarche structurée, visant à déterminer des projets d'audit potentiels en fonction de l'ensemble des activités de la Ville et des organismes qu'elle contrôle.

Rôle du vérificateur général

Rappelons que, selon La Loi sur les cités et villes (L.R.Q., chapitre C-19) (LCV), le conseil de toute municipalité de 100 000 habitants et plus doit nommer un ou une fonctionnaire pour occuper la fonction de vérificateur général ou vérificatrice générale. Cette personne relève du conseil municipal et a pour responsabilité d'effectuer l'audit des comptes et affaires de la municipalité et de tous les organismes qu'elle contrôle ou faisant partie de son périmètre comptable. Annuellement, il remet au maire ou à la mairesse, pour dépôt au conseil, un rapport décrivant les résultats de ses audits et dans lequel il mentionne également tout fait ou irrégularité qu'il estime opportun de souligner.

Pour consulter le rapport, visitez le https://www.sherbrooke.ca/fr/vie-municipale/verificateur-general

SOURCE Bureau du vérificateur général de la Ville de Sherbrooke

Renseignements : Pierre Tessier, [email protected], 514 233-1636