Pourquoi est-il important d'administrer le relevé d'emploi correctement?

Un séminaire de l'Association canadienne de la paie se penche sur la préparation du relevé d'emploi et l'administration des paiements spéciaux

TORONTO, le 26 mai 2017 /CNW/ - Le relevé d'emploi (RE) est un formulaire que le gouvernement fédéral exige lorsqu'un employé subit un arrêt de rémunération de sept jours ou plus. Cet arrêt de rémunération peut avoir plusieurs causes, y compris une absence prévue ou non comme une cessation d'emploi, un congé de maladie ou un congé de maternité et/ou parental, à l'occasion desquels l'employeur doit aussi administrer des paiements spéciaux. L'employeur qui omet de soumettre le RE dans les délais prescrits est passible d'amendes de non-conformité et voit son risque d'audit augmenter. Pourtant, l'administration du RE demeure une tâche ardue pour les professionnels de la paie, de la comptabilité et des RH, comme en témoignent les résultats d'un sondage de l'Association canadienne de la paie (ACP). Il faut dire que le RE est un formulaire complexe qui s'accompagne de 58 pages d'instructions qu'il faut maîtriser pour être conforme.

La capacité de l'organisation à planifier et à administrer les paiements spéciaux conformément aux politiques organisationnelles et à la législation gouvernementale dépend des connaissances de son personnel de la paie, des RH et de la comptabilité.

Heureusement, le séminaire de perfectionnement professionnel Paiements spéciaux et comment remplir le RE de l'ACP est offert à travers le Canada à l'année longue. On y apprend en quoi consistent les paiements spéciaux et comment remplir le RE case par case. On en repart avec une liste de vérification qui permet d'administrer le RE avec confiance et de manière exacte.

Malgré son amélioration, le RE demeure complexe

Au cours de la dernière année, le programme du RE a subi d'importants changements (le RE Web, par exemple). Bon nombre de ces changements avaient été réclamés par l'ACP pour rendre son administration plus efficace et efficiente. « Suite à la décision du gouvernement de réduire le délai de carence de l'assurance-emploi (AE) à une semaine, l'ACP a demandé et obtenu qu'on n'oblige pas les employeurs à préparer les RE plus rapidement, afin de préserver l'exactitude et la vitesse de transfert des données à Service Canada pour les demandes de prestations », explique Rachel De Grâce, directrice du service Représentation et contenu législatif de l'ACP.

Pour que l'utilisation du RE Web soit facilitée pour les employeurs, l'ACP a formulé plusieurs recommandations que Service Canada a adoptées au cours de la dernière année.

Paiements spéciaux et complexité de traitement

Quiconque est responsable d'une paie sait que la conformité est essentielle, surtout face à l'évolution constante des lois et règlements qui encadrent la profession. Ce sont très majoritairement des spécialistes de la paie qui sont chargés du traitement des paiements effectués en dehors du cycle de paie normal. Cette tâche est beaucoup plus compliquée lorsque des paiements spéciaux s'ajoutent, car chaque type de paiement est particulier et répond à ses propres règles. C'est le cas, notamment, des primes, de l'indemnité de départ, du complément à l'indemnisation des accidents du travail, de l'indemnité de décès et des prestations de retraite, pour n'en nommer que quelques-uns.

« La législation fédérale et provinciale, les politiques organisationnelles et le comportement des employés sont autant d'éléments qui peuvent avoir une incidence sur les paiements spéciaux, et l'employeur doit tenir compte de tout cela, » ajoute Janet Spence, directrice des Services et programmes de conformité de l'ACP. « En encourageant les professionnels de la paie, de la comptabilité et des ressources humaines à suivre une formation continue, l'employeur s'assure que son personnel dispose des outils et des ressources nécessaires pour administrer en toute confiance les paiements spéciaux et les RE des employés. »

Le séminaire Paiements spéciaux et comment remplir le RE de l'ACP est l'un des 20 sujets couverts par les séminaires de perfectionnement professionnel de l'ACP. Offerts à travers le Canada aux membres et non-membres professionnels de la paie, de la comptabilité et des ressources humaines, ces séminaires enseignent des connaissances cruciales pour la conformité de la paie. Pour la liste complète des sujets et des dates et pour en savoir plus sur les séminaires de perfectionnement professionnel, les programmes d'accréditation et les avantages de l'adhésion à l'Association canadienne de la paie, visitez paie.ca/payroll.ca.

À propos de l'Association canadienne de la paie
Au Canada, 1,5 million d'employeurs comptent sur les spécialistes de la paie pour assurer le versement exact et à temps de 928 milliards de dollars de salaires et d'avantages imposables, 313 milliards de dollars de retenues obligatoires fédérales et provinciales et 177 milliards de dollars de prestations de retraite et de maladie tout en se conformant à plus de 200 exigences réglementaires fédérales et provinciales. Depuis 1978, l'Association canadienne de la paie exerce, année après année, une influence sur les procédures et les pratiques d'assurance de la conformité de plus de 500 000 listes de paie organisationnelles. En qualité de source fiable de connaissances sur la paie canadienne, l'Association canadienne de la paie exerce le rôle de chef de file en matière de paie au moyen de la représentation et de la formation.

SOURCE Association canadienne de la paie

Renseignements : Alison Rutka, spécialiste des communications, alison.rutka@payroll.ca, 416-487-3380, poste 125.

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