Liste de vérification avant la publication des résultats : pratiques exemplaires en matière de préparation du communiqué

La publication trimestrielle des résultats est une occasion idéale pour faire connaître l’histoire de votre entreprise. Comme il s’agit d’un résumé concret et axé sur les chiffres qui témoignent du rendement de l’entreprise, il est certain que le communiqué attirera l’attention des investisseurs et des médias. Cette attention influence à son tour le cours de l’action, entraîne une couverture médiatique et peut influencer la perception que le public a de votre entreprise.

Ces grands enjeux font peser beaucoup de pression sur les professionnels des relations publiques. Même avant la diffusion, il y a beaucoup à gérer. Vous devrez coordonner les intervenants des Relations investisseurs et des Relations publiques afin d’obtenir des renseignements, de déterminer la meilleure façon de présenter vos nouvelles et de façonner la conversation qui en résulte.

Une petite erreur, inexactitude ou information manquante peut entraîner une attention médiatique négative ou, pire encore, avoir une incidence négative sur la négociation des actions. Donc, assurez-vous auprès de vos collaborateurs que vous détenez tous les éléments nécessaires avant d’envoyer le communiqué.

Préparation du communiqué

Pendant que vous démêlez vos données et que vous peaufinez votre message, prenez quelques minutes pour vérifier les éléments essentiels. Vous vous assurerez ainsi de respecter les exigences de divulgation et de rendre votre communiqué facile à comprendre pour vos destinataires.

  • Vérifiez les références trimestrielles : plusieurs entreprises utilisent un modèle pour rédiger leur annonce par diffusion Web et leur communiqué des résultats. Assurez-vous d’avoir modifié les références au trimestre et à l’année pour la période en cours.

  • Ajoutez le symbole boursier (BOURSE : symbole) : idéalement dans la premier phrase, pour le traitement par les portails financiers.

  • Utilisez des titres adaptés au référencement naturel : les titres devraient indiquer le nom de l’entreprise et l’objectif du communiqué, mais contenir un maximum de 120 caractères et le moins d’acronymes possible. Ne réutilisez pas des titres ou un modèle très semblables pendant plusieurs trimestres ou années.

    Par exemple, afin de vous assurer que votre communiqué des résultats contient des éléments adaptés au référencement naturel, vous pourriez modifier le titre « Technologies ABC – Résultats du premier trimestre » pour « Technologies ABC annonce ses résultats pour le premier trimestre de l’exercice 2017 ».

  • Soulignez les principaux points de données : bénéfice net, revenus, bénéfice par action, etc. Faites ressortir les chiffres les plus recherchés (page en anglais) dès le début dans vos titres, sous-titres ou premiers paragraphes. Utilisez des puces ou des titres en caractères gras pour organiser les points de données de façon attrayante.

  • Indiquez la monnaie de publication : les renseignements du communiqué des résultats sont souvent partagés à l’échelle internationale et, à moins d’un avis contraire, la monnaie de publication est le dollar américain. Ajoutez une référence à la monnaie de publication au haut du communiqué ainsi que dans les tableaux et graphiques financiers qui y figurent.

  • Mentionnez les normes comptables (IFRS, PCGR ou non) : lorsque vous incluez des tableaux financiers, ajoutez une note relative à la norme comptable utilisée afin que les investisseurs (et les investisseurs potentiels) comprennent l’histoire de votre entreprise.

  • Recueillez des citations de la direction : c’est l’occasion de personnaliser les chiffres. De plus, les journalistes utilisent souvent des citations du communiqué de presse dans leur couverture initiale. Placez ces citations de façon accessible pour leur faciliter le travail et augmenter vos chances d’obtenir une reprise médiatique grâce à votre communiqué.

  • Ajoutez tous les tableaux financiers pertinents, afin de comparer les années ou les trimestres : vos données tabulaires devraient être présentées dans un ordre uniforme pour chaque trimestre afin que les lecteurs sachent où trouver les renseignements dont ils ont besoin.

    Facilitez la lecture (page en anglais) en incluant toutes les données financières pertinentes dans votre communiqué. N’obligez pas les lecteurs à les chercher en cliquant sur des liens ou en téléchargeant des fichiers supplémentaires.

  • Ajoutez des données supplémentaires : des références supplémentaires, comme les présentations destinées aux investisseurs et les graphiques, peuvent être incluses dans le communiqué (page en anglais) ou faire l’objet de liens vers le site Web de l’entreprise et ainsi favoriser la visite de celui-ci.

  • Énoncez les renseignements permettant de se joindre à la téléconférence : assurez-vous que la date et l’heure sont évidentes, et que les lecteurs savent comment se joindre à la téléconférence où les cadres supérieurs expliqueront davantage le rendement trimestriel.

  • Indiquez les coordonnées de la personne à laquelle les médias pourront s’adresser pour les questions de suivi : les médias préfèrent souvent communiquer par téléphone plutôt que par courriel, surtout pour des nouvelles qui nécessitent une attention rapide comme les résultats.

Maintenant que votre communiqué est prêt, il est temps de le diffuser simultanément aux médias, aux investisseurs et au public. La façon la plus efficiente et efficace de le faire est par l’intermédiaire d’une agence de transmission. CNW est la seule entreprise commercialement approuvée par la Bourse de Toronto pour les services de communiqué et de diffusion Web.

Publication du communiqué des résultats par l’intermédiaire d’une agence de transmission

  1. Préparez et envoyez des fichiers modifiables à votre agence de transmission. Ces fichiers devraient être en format Word ou Excel. Dans les médias, les réviseurs peuvent ainsi modifier votre contenu pour une diffusion exacte.

  2. Choisissez vos destinataires. Assurez-vous d’envoyer votre communiqué à un réseau de transmission complet qui comprend des journalistes financiers ainsi que des médias en ligne. Choisissez une stratégie de diffusion qui respecte la politique de divulgation de votre entreprise.

  3. Utilisez le Portail des membres de CNW. Le Portail des membres est la façon la plus rapide, sûre et exacte de soumettre, de gérer et de distribuer des communiqués et du contenu multimédia.

  4. Allouez-vous — ainsi qu’à votre agence de transmission — assez de temps. Choisissez un moment de diffusion pendant le téléchargement ou informez les réviseurs du moment auquel vous pensez procéder à la diffusion. N’oubliez pas de prévoir du temps pour votre révision interne aussi.

  5. Exigez un exemplaire pour révision finale. En guise de confirmation définitive, regroupez les intervenants afin de réviser l’exemplaire final avant de l’approuver et de le diffuser.

  6. Donnez le feu vert à votre agence de transmission en lui communiquant des instructions de diffusion claires. Vous pouvez prévoir la diffusion de votre communiqué sur le Portail des membres.

  7. Coordonnez vos dépôts sur le formulaire 8-K et sur SEDAR afin qu’ils aient lieu en même temps que la diffusion du communiqué.

En vérifiant chacune de ces étapes avant la diffusion de votre communiqué, vous serez certains que vos destinataires recevront à temps un portrait complet et exact de vos résultats.